Виды папок для хранения документов

Несмотря на то, что электронный документооборот становится все востребованнее, бумажные документы все также активно используются и требуют правильной организации. Необходимо правильно классифицировать и организовать их, чтобы сохранить внешний вид и состояние. В этом могут помочь папки. Они могут отличаться размером, материалом, а также дополнительными элементами для удобного хранения бумаг. Об основных правилах выбора и видах расскажем подробнее.

Содержание:

1. Основные виды
2. Заключение

Основные виды

Есть разные виды папок для документов. Каждый вариант имеет особенности и преимущества.

На резинке

Папки на резинке обычно используют для хранения большого количества документов. Например, в архиве. Их изготавливают из картона, пластика, полипропилена. Вторые два материала более прочные, надежные, стойкие к негативным воздействиям (в том числе и к влаге). Папка-короб на резинке представлена в разных оттенках, покрытие может быть глянцевым и матовым. Выбор зависит от пожеланий покупателя и корпоративного стиля компании. При покупке такой папки проверяют качество резинки. Она должна быть прочной, но при этом достаточно эластичной.

С завязками

Обычно картонные папки для хранения бумаг имеют завязки. Они предназначены для небольшого количества документов. В таких папках часто хранят личные дела на производствах. Они обладают низкой ценой, экологичностью. Обычно цельнокроеные, имеют формат А4. Завязки позволяют регулировать толщину папки.

Основной минус – низкая стойкость к влаге. Бумаги в таких папках можно хранить только в помещениях с нормальным уровнем влажности.

На молнии

Это хорошая альтернатива папкам и конвертам, которые закрываются кнопкой. Производятся из пластика, картона, текстиля. Могут быть даже кожаными или из эко кожи.

Изделия с застежкой-молнией популярны за счет надежности, универсальности и удобству в эксплуатации. Стоимость таких товаров может зависеть от материала, из которого они изготовлены. Папки часто оснащены несколькими отделениями, боковыми и внутренними карманами. Они могут стать заменой офисного портфеля.

На кнопке

Их еще называют конвертами. Часто используют для временного хранения документов, в случае, если нужно их перевести. Модели на кнопках применяют как в офисе, так и в быту. Форматы папок разные. В офисах обычно используют А4. Но также можно выбрать следующие форматы: А3, А5, А6, А7, а также С5 и В7. Могут иметь вертикальное и горизонтальное расположение. Чаще всего изготавливают из ПВХ или полипропилена. Важно выбрать материал высокой плотности. Кнопка должна хорошо закрываться, при этом открываться без прикладывания усилий.

Уголки

Их изготавливают из поливинилхлорида. Могут быть прозрачными и непрозрачными. Они практичны, удобны при транспортировке разных типов документации. Папки-уголки прочные, хорошо защищены от влаги. Швы расположены с двух сторон изделия, поэтому бумаги можно достать очень быстро. Но носить такие папки нужно очень аккуратно, так как их содержимое может выпасть. К достоинствам папок-уголков относят:

• - Легкость;
• - Прочность;
• - Простота использования.

Для производства применяют плотный пластик (плотностью до 180 мкм). Используют для хранения бумаг формата А4.

Папки-скоросшиватели

Они бывают твердыми и мягкими. Последние имеют прозрачную обложку, их используют для хранения личных дел сотрудников, договоров, приказов. Для большого количества бумаг они не подходят. Чтобы хранить бумаги в папках-скоросшивателях, нужно делать специальные отверстия в бумаге или использовать файлы.

Твердые папки-скоросшиватели изготавливают из пластика или картона. Их применяют для сортировки большого объема бумаг. Обложка хорошо держит форму по сравнению с мягкими видами.

Подвесные

Их применяют для организации архива компании. В таких папках для документов могут храниться разные бумаги: договоры, личные дела, приказы, бухгалтерские отчеты, платежи. Такие канцтовары могут иметь как яркие, так и пастельные оттенки.

С кольцами (регистраторы)

Для организации большого объема документов в компаниях, архивах и офисах часто применяют регистраторы. Их производят из прочного картона, водоотталкивающей экобумаги или полипропилена. Внешняя часть регистраторов может быть покрыта различными материалами, такими как кожзам, ткань или натуральная кожа.

Этот вид продукции отличается доступной ценой, вместительностью и способностью надежно защищать все документы компании. Регистратор используют для хранения бумаг формата А4 и имеет широкий корешок: 50, 70, 75, 80 (в мм).

Клипборды

Их также называют папки с зажимом. Они не предназначены для хранения бумаг. Чаще всего их используют в качестве зажима для бумаг во время презентаций или других публичных выступлений. Листы можно практично зафиксировать защелкой без перфорации. Зажимной элемент может находиться сверху или сбоку. Также клипборды бывают с крышкой и без. Если папку нужно переносить или использовать на открытом воздухе, то лучше всего выбрать модель с защитной крышкой.

С отделениями

Корпус таких папок обычно изготавливается из пластика, формат А4. Внутри располагаются прозрачные вкладыши, позволяющие практично организовать сортировку документации. Изделие имеет пластиковый корпус, внутри которого находятся прозрачные файлы.

Одним из преимуществ такого способа хранения документов является возможность защиты бумаг без необходимости их перфорирования. Внутри продукта может размещаться определенное количество файлов, варьирующееся от 10 до 100 штук.

Заключение

Чтобы правильно выбрать тип папок для офиса или личного использования, необходимо учитывать объем бумаг, их формат, условия хранения. Например, есть специальная архивная канцелярия, которая хорошо защищена от влаги и механических воздействий. Для работы с документами в офисе можно выбрать папки из пластика и картона, подобрав подходящий тип закрывания. Важно, чтобы содержимое было защищено от заломов, влаги, мусора.